两江国际学院档案管理办法（试行）
一、 总则
档案管理工作是一项长期性、系统性的工作，为顺利完成学校年度归档任务，根据学校档案管理相关要求，规范我院的档案管理工作，特制订本办法。我院档案管理归口部门为综合行政事务部，综合行政事务部分管院领导为学院档案工作分管领导，指定专人为学院兼职档案员，负责与学校档案馆沟通联系，完成档案移交。各科室负责人统筹本部门的档案管理及归档工作。若科室负责人更换或离任，由其负责将本部门的自存档案材料交接给接任者。学院档案材料包括每年需要移交给学校档案馆的档案材料及我院自存的档案材料两个部分。
二、移交档案馆档案材料
（一）归档时间
以学校通知为准，一般移交档案时间在每年6月30日前。
（二）归档范围
学院需移交到学校档案馆的材料为上一年度的以下材料：
1. 学院形成各种规定、条例、办法、制度;
2. 工作规划、计划及总结;
3. 开展党政管理以及教学组织、学生管理等方面工作产生的材料;
4. 中外合作办学项目的建设材料;
5. 本科生校级优秀毕业论文及本科生及研究生毕业生合影;
6. 其它材料
（三）归档流程
1. 每年学校发布归档通知后，综合行政事务部部长，教学与科研事务部部长及学生发展事务部部长，根据归档通知要求，将本部门上年度的档案材料（电子档及纸质档、详见以下材料清单）提交给学院兼职档案员。
2. 档案材料集齐后，由学院兼职档案员根据三个部门提交的档案材料整理出档案材料清单，并向档案工作分管领导汇报，最终由学院党政联席会集体决策，确定最终需移交到学校的档案材料清单。
3. 学院兼职档案员按照学院确定的需移交学校的档案材料清单，根据学校档案馆要求，进行档案整理，分类，打码，录入系统，并最终将纸质档案材料送到学校档案馆(除毕业论文外的所有移交学校的档案原件都进行复印，由学院自存一份)，完成归档并拿回档案移交清单。
（四）材料清单
1. 综合行政事务部：
(1) 本部门上年度制定并通过的学院规定、条例、办法、制度等;
(2)学院工作规划、计划、总结;
(3)中外合作办学项目的建设材料;
(4)其它相关材料
2. 教学科研事务部
(1)本部门上年度制定并通过的学院规定、条例、办法、制度等;
(2)本科生校级优秀毕业论文（只需纸质档）;
(3)其它相关材料
3. 学生发展事务部
(1)本部门上年度制定并通过的学院规定、条例、办法、制度等;
(2)本科生及研究生毕业生合影（电子档及经塑封的实体照片）;
(3)其它相关材料
三、自存档案材料
（一）归档时间
学院自存材料的归档工作应长期坚持。
（二）工作要求
各部门需按照以下自存档案材料清单，把属于本部门的档案材料保存在本部门，并每年编制年度档案材料清单，妥善保存档案材料的纸质及电子档。
（三）材料清单
1. 综合行政事务部
(1)本学院年度工作计划、总结、报告;
(2)本学院送学校的重要请示、报告及批复;
(3)本学院党政联席会议、总支院务会议纪要等;
(4)本学院领导在学校及院系所大会上的重要讲话稿;
(5)本学院年鉴、大事记及机构沿革材料;
(6)本学院组织开展的各项交流（含国际交流）活动的文件材料;
(7)本学院统计教职工名单、本学院师院级以上表彰的教职工及及学院所获荣誉;
(8)本学院其他有保存价值的材料
2. 教学科研事务部
(1)教师（包括兼职教师）教学活动（讲课、讲座、著书立说等）与场面活动材料;
(2)学生活动（学习、考试、实验、实习、社会调查等）场面材料;
(3)学生毕（结）业（包括论文答辩、授予学位）场面材料;
(4)其他教学活动场面材料
3. 学生发展事务部
(1)本学院统计学生、班导师、毕业生名单等;
(2)本学院院级以上表彰的学生名单;
(3)表彰（学生、教师）活动场面;
(4)学生开学、军训（包括招生、迎新生）场面材料; (5)毕业生、结业生合影;
(6)学院举办的学生课外科技或文体活动的图片资料
两江国际学院
2022年4月15日
